社長コラム

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パソコンの整理

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先日、とある団体のセミナーを受講しました。
パソコンのデータ整理で業務効率を改善するという内容です。

私はいまのパソコンを長年使っていますので、
パソコンのなかには膨大なファイルやフォルダーがあります。
性格上、物を捨てられない性分ですので、
大昔のパソコンからずっと引き継いできた、
今となっては見る事もないようなデータも山ほど詰まっています。
でも情けないことにこれが捨てられない。。。(笑)

いま使っているパソコンも6年目で容量も限界となり、
さすがにどうにかしないと、
と思っていた矢先に目にしたセミナーがこれでした。

始めにパソコンの現状チェックと題して、
「その行為がパソコン環境を煩雑にしている!?」
といチェックシートがあり、一つひとつ確認を行いました。
〇 デスクトップにファイルまたはフォルダーが2列以上保存されている
〇 ファイル名やフォルダー名をつけるのに特にルールはない
〇 パソコンの中身を直接見ないと、どこに何が保存されているか直ぐに思い出せない
〇 仕事の流れを意識せずに、何となく新規フォルダーを作成している
〇 フォルダー構成が仕事の流れと同じになっていてい
       他にも沢山チェック項目がありましたが該当するものばかり。

私の場合、
〇 ファイルをどのフォルダーに入れれば良いか悩む
〇 デスクトップにファイルやフォルダーが無秩序に並んでいる。
〇 ファイル名やフォルダー名をつけるのに特にルールを設けていないので、ばらばらで探しにくい。
などなど数え上げれば切りがありません。

  私のパソコンのデスクトップ画面
  見ての通りでアイコンだらけ
  (背景は江津湖の写真です。)

パソコン整理で期待できる5つの効果として、下記の項目が上げられていました。
① 業務効率化
② リスクマネジメント
③ 業務の仕組み化
④ 新人教育/引き継ぎ業務
⑤ 業務改善

業務効率化という意味で、
仕事の流れに沿って考えると、
ファイルの保存に悩まなくなるし、
逆にフォルダー構成を見れば、
仕事の流れがわかるので新人教育や引継業務の際も
スムーズに進みますね。

当たり前のことかも知れませんが、
私にはそういった発想がこれまでなく
ただやみくもにファイルやフォルダーをつくっていましたので、
聞いていて“なるほど!”と納得しました。

IT化という前に、
目の前のパソコンを整理する方がどれだけ効率が上がるかを、
今回の研修で思い知りました。

とても有意義な研修を受けたと、
久しぶりに充実感がありました。

私もパソコン歴は、
NECのPC8001がスタートで40年ちかくになります。
以来、NECのPC8801、9801シリーズなどを長らく使い続け、
現在はレッツノートに変わって3代目です。

個人的には、一つのパソコンを長く使い続けるのではなく、
定期的に新しいものに買い換えて、
データも併せて最新の状態に整理していった方が良いのかも?
と思いました。

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